Studien zeigen, dass Mitarbeitende bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Schlimmer noch: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos und das Dokument wird noch einmal erstellt.
Die meisten Unternehmensdaten sind mehrfach in verschiedenen Laufwerken vorhanden. Dokumente werden per E-Mail oder Filesharing-Dienste an Kollegen oder externe Partner weitergegeben. Und für die Mitarbeitenden ist es oft mühsam von ausserhalb auf ihre Daten zugreifen können.
Ein Dokumentenmanagement-System strukturiert diese Daten in elektronischen Akten, legt sie nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden die gesuchten Informationen schnell finden. Es umfasst ausserdem automatische Workflows, welche die Daten durchs Unternehmen leiten und in Geschäftsprozesse integrieren.
Haben Sie den richtigen Weg zu Ihrer Dokumentenablage schon gefunden? Erfahren Sie mehr zu den 10 entscheidenden Vorteilen einer elektronischen Datenverwaltung.
1. Sie beschleunigen die Dokumentensuche
Die Indexierung und damit Auffindbarkeit archivierter Dokumente ist das A und O jeder Dokumentenverwaltung. Sobald sich ein Dokument im DMS (Dokumentenmanagement-system) befindet, ist es mit der Suchfunktion im Nu gefunden. Vorbei sind die Zeiten des quälenden und zeitraubenden Stöberns in unterschiedlichen Ordern und Verzeichnissen. Sie finden nicht nur jedes Dokument in Sekundenschnelle, sondern erkennen auf einen Blick, wer an dem Dokument mitgearbeitet hat. Sie wissen sofort, an wen Sie sich für eventuelle Rückfragen wenden müssen. Die Zeitersparnis - und mit ihr die Reduzierung der Arbeitskosten, ist enorm.
2. E-Mail-Systeme entlasten
Um Sachverhalte und offene Fragen zu klären, werden pro Tag wie viele E-Mails in Ihrem Unternehmen gesendet und empfangen? Genau. Und nun stellen Sie sich mal vor, Sie könnten diese Menge an E-Mails um 90% und mehr reduzieren. Es grenzt an einen Albtraum, wenn aus einer gesendeten E-Mail mit einem Dokument im Anhang 10, 20 weitergeleitete E-Mails werden - ohne zu wissen, ob das angehängte Dokument mittlerweile verändert wurde und wie das Original aussah. Diese Unklarheit führt zu weiteren E-Mails mit Rückfragen, die wiederum beantwortet werden müssen und so weiter. Am Ende ist aus einer notwendigen E-Mail ein unverdaulicher Salat von 50 E-Mails und mehr geworden. Warum sollten Sie sich bzw. Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen das antun?
Die elektronische Datenverwaltung hilft, Sachverhalte und Fragen direkter, schneller und revisionssicher zu klären.
3. Archivierte Datenbestände und deren Versionen verwalten
Sparen Sie Zeit und Nerven durch die versionierte Verwaltung aller Dokumente. Eine Zeichnung, ein Strategiekonzept oder ein E-Mail-Template wurde von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet und in verschiedenen Versionen gespeichert: wissen Sie auf einen Blick, was das Original und welches die aktuelle Version ist und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat?
Mit dem digitalisierten Dokumenten Management System wissen Sie dies genau und einiges mehr. Jedes der Dokumente im DMS existiert nur einmal, ist dabei mit anderen Objekten verknüpft (es gibt also keine Kopien im System) einschliesslich eines Protokolls über sämtliche Veränderungen, die an dem Dokument vorgenommen wurden. Die revisionssichere Archivierung Ihrer Datenbestände ist damit kinderleicht - und ein weiterer grosser Zeitsparfaktor - geworden.
4. Sie steigern Effizienz & Produktivität
Mit der richtigen Dokumentenmanagement-Software optimieren Sie auch den Workflow in ihrem Unternehmen. Sie können Ihre Arbeitsabläufe und -Prozesse zu einem grossen Teil automatisieren und somit mehr Luft und Zeit für Ihre Mitarbeiter gewinnen. Automatisieren und standardisieren Sie die wichtigsten Prozesse und steigern Sie auf diese Weise die Effizient und Produktivität Ihres Teams.
Ein optimierter Workflow durch automatisierte Freigabe- und Routingprozesse hilft auch dabei, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Denn diese merken als erstes, wenn die Arbeit mal richtig flutscht.
5. Compliance-Anforderungen werden automatisch erfüllt
Definieren Sie einmal die gesetzlichen Vorschriften und Compliance-Anforderungen im DMS System- und Sie können sicher sein, dass alle Dokumente diesen Anforderungen entsprechen.
Auch das spart Ihnen Geld und Zeit, wenn Sie sich weniger mit Behörden und gesetzlichen Bestimmungen herum schlagen müssen, weil aus Versehen mal wieder eine Anforderung vergessen oder übersehen wurde.
6. Zufriedenere Kunden
Ein Kunde meldet sich bei Ihnen mit der Bitte, ihm doch eine Rechnung von anno dazumal umgehend noch einmal zu senden, da er sie dringend für seine Buchhaltung oder Gewährleistung benötigt. Kunde X, Rechnung Y: wo ist das verflixte Ding nur geblieben, welche Version der Rechnung ist korrekt bzw. aktuell?
Die elektronische Datenablage ermöglicht Ihnen, schneller und zuverlässiger und so besser, auf die Wünsche Ihrer Kunden zu reagieren. Die Steigerung der Kundenzufriedenheit macht sich sehr schnell und vor allem nachhaltig bemerkbar - sowohl was die Umsätze als auch die Reputation (insbesondere online) Ihres Unternehmens betrifft.
7. Automatisierter Aufbau einer unternehmensweiten Wissensdatenbank
Alle Dokumente sowie deren Versionen, Bearbeitungen, Aktualisierungen, Dokumentenpfade, Mitarbeiter etc. werden automatisch verwaltet und bilden so im Laufe der Zeit eine lückenlose und unternehmensweite Wissensdatenbank.
Einer der gewaltigen Vorteile einer solchen Datenbank ist zum Beispiel, dass Sie mit ein paar Klicks einzelne Module eines Dokuments schnell aktualisieren und zusammensetzen können zu einem individuellen Hauptdokument, das Sie oder einer Ihrer Kunden genau jetzt benötigt.
8. Mobilität
Dokumentenmanagementsysteme haben einen weiteren Vorteil, der heute immer mehr an Bedeutung gewinnt: Mobilität. Das DMS ermöglicht dezentrale Arbeitsstrukturen, da alle Dokumente (natürlich bei entsprechender Freigabe) für mobiles Arbeiten zur Verfügung gestellt werden. Sei es via Smartphone, Tablet oder Laptop: auf alle Dokumente kann jederzeit und an jedem Ort (Internet-Verbindung vorausgesetzt) zugegriffen werden und in den laufenden Arbeitsprozess integriert werden.
9. Zufriedenere Mitarbeiter
Es ist schwer als Mitarbeitender motiviert zu bleiben, wenn ein Grossteil der Arbeitszeit darin besteht, Papiere und Akten in tristen Archivräumen abzulegen oder zu suchen. "Ich könnte jetzt echt was Sinnvolleres tun..." ist ein Gedanke, den wahrscheinlich schon viele Ihrer Mitarbeiter bei solch monotonen Arbeiten hatten.
Durch den Einsatz einer DMS Lösung reduzieren Sie die Monotonie vieler Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden. Die moderne Informations-Technologie ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden Zeit frei zu schaufeln, die sie in kreative Leistungen und anspruchsvollere Aufgaben investieren können. Das motiviert Ihre Mitarbeitenden, sie fühlen sich aufgewertet und zufriedener mit ihrem Job.
Und dass zufriedenere Mitarbeitende nicht nur gut sind für das Betriebsklima, sondern auch für die Produktivität und Effizienz, das ist (hoffentlich) auch für Sie kein Geheimnis mehr.
10. Piloten-Übersicht von Start bis Landung
Mit einem DMS steuern Sie Ihr Unternehmen mit voller Übersicht. Sie haben unternehmens-übergreifend alle Vorgänge und Prozesse im Blick, alles läuft schneller und verursacht weniger Fehler, die Kosten sinken.
Sowohl im Vertrieb wie in der Buchhaltung ist der Workflow optimiert, Kundenvorgänge verschlingen weniger Zeit und sind gleichzeitig kundenfreundlicher gestaltet. Aufträge, Lieferbelege und Rechnungen sind jederzeit schnell aufrufbar und Ihre EDV -Abteilung freut sich über die vereinfachte und effizientere Administration von Dokumenten.
Durch elektronisches Dokumentenmanagement leiten Sie Ihr Unternehmen wie ein Pilot im Cockpit mit voller Übersicht.
Ob auch Ihr Unternehmen vom elektronischen Dokumentenmanagementsystem profitieren wird, wissen Sie in 5 Minuten - mit unserer 12 Punkte Checkliste: Ist mein Unternehmen reif für DMS?
