Die digitale Transformation verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen sich und ihre Leistungen dem Kunden präsentieren, sie hat vor allem auch starke Auswirkungen auf die Gestaltung firmeninterner Arbeitsabläufe. Die Schaffung sozialer Unternehmensnetzwerke, die Zusammenarbeit in der Cloud und die Bereitstellung neuer digitaler Kommunikationskanäle lassen sich in sämtlichen Teilbereichen des Personalwesens wertschöpfend zum Einsatz bringen. Im zweiten Teil unserer dreiteiligen Blogserie über „Supporteinheiten im digitalen Wandel“ möchten wir Ihnen einige Anregungen dazu geben, wie der Bereich Human Resources vom digitalen Wandel profitieren kann.
Yammer: Enterprise Social Networks clever nutzen
Regelmässige Meetings, Videokonferenzen oder E-Mail-Verteiler gelten zu Recht als wichtige Werkzeuge der unternehmensinternen Kommunikation. Sie bergen jedoch einen entscheidenden Nachteil: Oft schliessen sie nur einen begrenzten Personenkreis ein. Wer einige Tage krank war oder eine bestimmte E-Mail nicht bekommen hat, hat häufig im Nachhinein nicht mehr die Möglichkeit, an einem konstruktiven Diskussionsprozess mitzuwirken. Zudem fehlen ihm möglicherweise wichtige Informationen.
Yammer, die Microsoft-Lösung zur Schaffung sozialer Unternehmensnetzwerke, schliesst diese Lücke. Viele nennen es "das Facebook für Unternehmen". Es bietet eine Plattform, auf der im Rahmen öffentlicher oder privater Gruppen aktuelle Informationen und Multimedia-Inhalte bereitgestellt werden können. Ideen, Fragen und Ankündigungen werden gemeinsam diskutiert. Das Prinzip der schriftlichen Diskussion ohne enge zeitliche Begrenzung ermöglicht es auch eher introvertierten Mitarbeitern, ihre wertvollen Ideen einzubringen. Das Besondere: Yammer richtet sich gezielt nicht an Einzelpersonen, sondern an Unternehmen. Yammer ist kostenlos und kann unabhängig von Office 365 betrieben werden, vervollständigt dieses jedoch mit dem Social Enterprise Teil.
(Neue) Mitarbeiter online coachen und betreuen
Die gemeinsame Diskussion im Rahmen einer Yammer-Gruppe stärkt den Teamgeist und wirkt sich somit positiv auf Arbeitsklima und Unternehmenskultur aus. Davon profitieren auch neue Mitarbeitende. Indem sie die Möglichkeit haben, sich von Beginn an mit Kollegen online über ihren Arbeitsbereich auszutauschen, fühlen sie sich direkt gut integriert, ohne dass dies zu Lasten bestehender Arbeitsabläufe ginge.
Wenn es um spontan aufkommende fachliche Fragen geht, die die Antwort eines bestimmten Mitarbeiters erfordern, können Instant-Messaging-Dienste wie Skype zum Einsatz kommen. In Verbindung mit einigen Office-365-Abonnements ist hierbei auch die Verwendung von Skype for Business möglich, das neben Instant Messaging auch IP-Telefonie, Videokonferenzen und die Synchronisierung mit dem Exchange-Adressbuch ermöglicht.
Der Onlinedienst SharePoint bietet unter anderem die Möglichkeit, eine Wiki-Website anzulegen. Diese Funktion ermöglicht in der Praxis zum Beispiel das Erstellen eines grundlegenden Leitfadens oder eine Übersicht über die am häufigsten gestellten Fragen sowie passende Antworten, welche gerade in der Einstellungsphase von neuen Mitarbeitenden entstehen. SharePoint Dossiers wiederum können helfen, den Berg von Kandidaten-Dossiers zu bewältigen und systematisch zu beurteilen.
Online-Werkzeuge für die Personalentwicklung eignen sich jedoch nicht nur für neue Mitarbeiter, sondern sind auch eine wertvolle Ergänzung bei gemeinsamen Ausbildungsterminen. Stellen Sie beispielsweise über OneDrive for Business herunterladbare Lerninhalte bereit, kündigen Sie anstehende Workshops auf SharePoint-Websites an oder gründen Sie eigene Yammer-Gruppen zum gemeinsamen Austausch über eine Veranstaltung.
Dank der Digitalisierung auch in der Ferne zusammenarbeiten
Office 365 ermöglicht die Verwaltung sämtlicher unternehmensbezogener Termine, E-Mails und per Skype oder Yammer empfangener Nachrichten. Mitarbeiter im Aussendienst, im Home-Office oder an entfernten Unternehmensstandorten können mit verschiedenen Endgeräten ganz einfach über Microsofts Onlineportal darauf zugreifen. Ein Arbeitgeber der ihren Mitarbeitenden diese Technologie anbietet, hinterlässt bei einem Job-Kandidaten ein modernes Images.
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in der Cloud nebst schneller digitaler Kommunikation ermöglicht der Human-Resources-Abteilung eine zunehmende Freiheit und Flexibilität in punkto Personalplanung, zielgerichtetem Personaleinsatz und reduziert die Reiseaufwände. Wichtig ist dabei, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht aus den Augen zu verlieren.
Die Arbeit am heimischen Rechner bringt nicht nur Flexibilität für die Mitarbeiter, sondern birgt beispielsweise auch die Gefahr der ständigen Erreichbarkeit und – im schlimmsten Fall – des Burnouts. Tools zur Erfassung der Arbeitszeit sowie das Deaktivieren der Outlook-Benachrichtigungen ausserhalb dieser Zeiten können Abhilfe schaffen. Die Technologie ist da, sie richtig zu organisieren bleibt eine Herausforderung.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie moderne Software-Lösungen zur Verbesserung Ihrer personellen Ressourcen beitragen, können Sie sich gern mit uns in Verbindung setzen.
