Zu den Firmenbereichen, auf die sich die digitale Transformation besonders stark auswirkt, gehören unter anderem Buchhaltung und Controlling. Welche neuen Möglichkeiten sich durch die Nutzung moderner Software beim Ablegen, Archivieren und Analysieren von Daten, beim Erstellen von Investitionsanträgen oder bei der Leistungs- und Zeiterfassung ergeben, ist Thema des dritten Blogartikels aus der Reihe "Supporteinheiten im digitalen Wandel“.
Daten und Dokumente zentral verwalten und archivieren
Für die Buchhaltung relevante Informationen sind einem ständigen Wandel unterworfen und müssen aus allen Organisationseinheiten des Unternehmens bezogen werden. Ein klarer Nutzen der voranschreitenden Digitalisierung ist die Möglichkeit, Daten und Dokumente in einem zentralen System abzulegen und damit organisationsübergreifend zugänglich zu machen. Microsofts SharePoint bietet sich hier als kollaborative Plattform an. SharePoint bietet für die Ablage von Daten und Dokumenten unterschiedliche Gefässe an: Listen und Dokument-Bibliotheken, innerhalb derer klassische Ordner erstellt werden können.
Mit der schnellen und übergreifenden Volltextsuche lassen sich Daten und Dokumente besonders schnell auffinden. Zusätzlich stehen den Anwendern so genannte Navigatoren zur Verfügung, mit welchen das Suchresultat einfach und schnell eingeschränkt werden kann, so z.B. nach Ergebnistyp, Autor oder letztem Änderungsdatum. Gerade für die Buchhaltung ist diese Option von besonderem Interesse, da sie sehr zielgerichtet und vor allem abteilungsübergreifend die benötigten Daten und Dokumente rasch finden kann.
Finanzdaten und -dokumente unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. SharePoint bietet die notwendigen Werkzeuge, um diese Vorgaben gesetzeskonform zu erfüllen:
- Hinterlegen der Aufbewahrungsdauer auf den Dokumenten
- Workflows zur Unterstützung der Archivierungsprozesse
- Archivanbindungen
Digitalisierung statt Papierkrieg: Formulare online bereitstellen
Eine weitere Stärke von SharePoint ist die Möglichkeit der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Investitionsanträge, Spesenabrechnungen oder Vorlagen für die Leistungserfassung externer Mitarbeiter können auf der Plattform gemeinsam bearbeitet werden. So erspart man sich ein Hin- und Herschicken per E-Mail oder das telefonische Abfragen von benötigten Informationen.
Dokumente, Formulare und Tabellen können direkt aus SharePoint in Word, Excel oder PowerPoint geöffnet und bei Bedarf von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden. Selbstverständlich nur, wenn der Anwender über die notwendigen Rechte verfügt. Nutzer werden auf die von ihnen benötigten Seiten, Listen sowie Dokument-Bibliotheken berechtigt. Damit wird ein unbefugter Zugriff verhindert. Dass der Zugriff auch von mobilen Endgeräten aus möglich ist, kommt insbesondere den Mitarbeitenden im Aussendienst entgegen.
Business-Überwachung in Echtzeit: Daten analysieren und visualisieren
Die meisten zukunftsorientierten Unternehmen haben heute mehrere zentrale Datenbanksysteme im Einsatz. Die Auswertung und Visualisierung von Daten aus untersschiedlichen Quellen in Form detaillierter Statistiken ermöglicht das Erkennen von Kundenbedürfnissen oder Konsumgewohnheiten. Auch die Bereiche Buchhaltung und Controlling können profitieren, wenn es beispielsweise um die Bewertung getätigter Investitionen oder um die allgemeine Analyse betrieblicher Daten geht.
Unter dem Namen Power BI bietet Microsoft ein Tool an, das Ihnen erlaubt, sämtliche Unternehmensdaten – unabhängig davon, ob sie lokal oder in der Cloud gespeichert wurden – zusammenzuführen, auszuwerten und in geeigneter Form zu visualisieren. Ohne Programmierkenntnisse lassen sich aus grossen Datenmengen innerhalb kürzester Zeit sowohl Diagramme als auch interaktive Visualisierungen erstellen, die sich je nach Interessenfokus anpassen lassen.
Besonders praktisch ist in diesem Zusammenhang auch, dass zusätzlich zu den unternehmenseigenen Daten auch externe Daten herangezogen werden können. Für die Buchhaltung ergeben sich daraus vielfältige Möglichkeiten für den Vergleich innerbetrieblicher Kennzahlen mit externen Daten.
Diese Blogserie hat Ihnen hoffentlich einen kleinen Eindruck von den Möglichkeiten verschafft, die sich durch die Digitalisierung in der Praxis ergeben. UP-GREAT bietet in diesem Bereich verschiedene, persönlich auf Sie zugeschnittene Lösungen an, die wir mit viel Fachwissen und Engagement umsetzen. Falls Sie sich für SharePoint, Power BI oder moderne IT-Lösungen im Allgemeinen interessieren, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon.
