Enterprise Content Management, GEVER & Archivierung

Die vorhergehenden Stufen 1 – 4 des ILM-Hausbaus sind aus der Managementperspektive betrachtet Mittel zum Zweck. All die Bemühungen von STORE, über PROTECT bis hin zu OPTIMIZE haben nur ein Ziel: Dem Endbenutzer die für ihn relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen, so dass er diese Informationen in Resultate entwickeln kann. Steht also das ILM Haus auf einem guten Fundament werden nun in der Stufe 5 (LEVERAGE) die Tools benötigt, um die Geschäfts- und Entscheidungsprozesse optimal zu unterstützen. Ab dieser Stufe sind die Herausforderungen nicht mehr technischer Natur, sondern der Mensch und die Akzeptanz von Software spielt eine entscheidende Rolle.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen haben wir uns dafür entschieden, auch organisatorisch innerhalb der UP-GREAT die Stufe 5 des ILM Hauses in eine gesonderte Einheit zu legen – der Abteilung Information Worker. Information Worker ist ein von Microsoft geprägter Begriff. UP-GREAT hat sich als Microsoft Gold Partner klar dem Microsoft Produktportfolio verschrieben. Dies besonders um Integrationsprozesse von verschiedenen Systemen zu vereinfachen und dem Benutzer eine einheitliche Oberfläche zu bieten wo er sich wohlfühlt und so Informationen in Ergebnisse verwandeln kann – Wirksamkeit ist das Ziel.

Für die Privatwirtschaft braucht es in diesem Zusammenhang Systeme, welche Informationen verwalten können – oder in Englisch „Enterprise Content Management“ (ECM). In der öffentlichen Verwaltung ist ein integrales ECM weniger entscheidend, als eine durchgehende Geschäftsverwaltung (GEVER), um so die innerbetrieblichen Abläufe eGovernment tauglich zu machen.

Mit dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 steht nun ein Tool zur Verfügung, welches dem Benutzer eine vertraute Umgebung bietet und die gewünschten ECM Funktionalitäten bietet. Mit dem OXBA Layer oder auch GEVER Office genannt, wird SharePoint auch zum GEVER System. Um die Daten und Informationen über den gesamten Lebenszyklus begleiten zu können, gilt es die Archivierung der Bestände angemessen zu gewährleisten. Wir haben sowohl für Email, File als auch SharePoint die richtigen Archivierungssysteme bereit.