Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) ist kaum ein neues Konzept für die meisten Organisationen. Durch die vereinfachte Kommunikation im digitalen Zeitalter werden „Inhalte“ immer wichtiger und liegen in verschiedensten Formaten und in unterschiedlicher Form (strukturiert, semistrukturiert und unstrukturiert) vor.

Viele Unternehmen haben ECM Systeme vor allem wegen rechtlichen Anforderungen eingeführt, doch spielen heute auch andere Faktoren eine entscheidende Rolle. Zum einen gilt es eine Sicht der Wahrheit zu schaffen um so doppelte Arbeiten zu vermeiden. Ausserdem soll klar sein, welche Version eines Dokumentes die richtige ist, damit nicht bereits vorhandene Inhalte nochmals neu geschaffen werden. Auch die gezielte Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Workflow Systemen ist wichtig um so Durchlaufzeiten zu minimieren und die Qualität zu erhöhen. Zu letzt sollen Inhalte, welche an verschiedenen Orten verwendet werden (beispielsweise auf dem Internet, auf dem Intranet sowie auf dem Extranet) zentral verwaltet werden können.

Die angesprochenen Dimensionen von Enterprise Content Management könnte man vereinfacht in folgenden Kategorien zusammenfassen:

• Dokumenten Management
• Records Management (Aktenverwaltung)
• Web Content Management
• Formular Management
• Workflow (Ablaufsteuerung)

Auch für Enterprise Content Management gilt, dass nicht die Technologie entscheidend ist, sondern die Akzeptanz des Benutzers. Deshalb setzen wir im Bereich ECM auf Microsoft SharePoint 2007. Out-of-the-box bringt SharePoint keine Möglichkeit zur Langzeitarchivierung mit. Um diese Lücke zu schliessen, arbeiten wir mit der zertifizierten Lösung von Open Text in Kombination mit NetApp SnapLock, um so den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdecken zu können.